به گزارش پیام خبر، مهدی نصیری با بیان اینکه هدف استفاده از این سیستم برطرف کردن مشکلات موجود در سسیتمهای مدیریت اسناد سنتی است گفت: سامانه مدیریت اسناد سامانه ای جهت دریافت، طبقهبندی، نگهداری، بازیابی و ذخیرهسازی و همچنین کاهش استفاده از کاغذ می باشد. نصیری با بیان اینکه سامانه الکترونیک مدیریت اسناد، نرم افزاری است که به کاربران امکان ذخیره سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی وهوشمند می دهد افزود: این سامانه علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله مستندات در گردش سایر نرمافزارهای مرتبط، فکس و نامههای پست الکترونیکی میباشد. معمولاً در سیستم مدیریت اسناد، بخش وسیعی از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی تحت پوشش قرار می گیرد. عضو شورای اسلامی شهرشیراز اضافه کرد: از خصوصیات مهم سیستم مدیریت اسناد، تسهیل ارتباطات مکتوب همچنین ارتباط با سایر سازمانها میباشد. نصیری در ادامه گفت: در شهرداری شیراز اسناد مهمی مانند اسناد حقوقی ، املاک و ... وجود دارد که نگهداری آنها بسیار حایز اهمیت است. با توجه به اینکه اسناد غیر الکترونیک عمر محدودی دارند باید به صورت الکترونیکی از آنها را نگهداری کرد. وی افزود: همچنین برای بررسی ساده تر روند و سابقه اسناد نگهداری الکترونیکی باید به صورت متن باشد که تبدیل اسناد به متن الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی قابل انجام است.