نحوه مدیریت جلسات کاری از نگاه ماکان آریا پارسا

به گزارش پیام خبر، جلسات کاری برای پیشبرد اهداف کاری، ارزیابی سازمان و سایر موارد از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد. اما چطور به عنوان یک مدیر باید نسبت به مدیریت جلسات کاری اقدام شود؟ این سوالی است که دکتر ماکان آریا پارسا در این خصوص با شما صحبت کرده است و ما قصد داریم در این مقاله اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار دهیم. در ابتدای بحث باید در نظر داشته باشیم که مدیریت زمان در مدیریت جلسات کاری از مهم ترین پارامترها است، در واقع بسیاری از اشخاصی که زمان زیادی را در این جلسات پشت سر گذاشته اند، می گویند که جلسات کاری باعث می شود تا زمان زیادی بیهوده هدر رود. در نهایت نیز خروجی آن چنان زیادی از این جلسات وجود نخواهد داشت. این در حالی است که این مسئله در دنیای امروز به خصوص در کشور ما از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد. در واقع توجه ما به زمان بسیار کم است و ما در این مقاله قصد داریم علاوه بر نحوه مدیریت زمان در جلسات، در خصوص مدیریت جلسات نیز با شما صحبت کنیم. اطلاعات ارائه شده از دیدگاه دکتر ماکان آریا پارسا است.

حتما جلسات ضروری را برگزار کنید

ایجاد و مدیریت یک جلسه در نهایت باید یک خروجی بسیار مهم داشته باشد. بسیار مهم باشد و باید در نظر داشته باشید که یک جلسه فی نفسه یک مسئله ارزشمند در حوزه مدیریتی به شمار نمی رود. تصور کنید که سه نفر برای پنج ساعت به یک جلسه بدون خروجی مناسب رفته اند. در نهایت می توان گفت که این جلسه باعث هدر رفت 15 ساعته زمان شده است. در واقع شما می توانید در صورت امکان، به جای جلسه، تماس تلفنی برقرار کرده و با اعضای کلیدی صحبت کنید. ایمیل ارسال کنید و دیگران را مطلع کنید که هدف گذاری یا مسائلی که داخل یک جلسه قرار بوده مطرح شود چه چیز است. همچنین می توانید یک وایت بورد در محلی که همه اعضای یک شرکت رفت و آمد دارند نصب کنید تا در مورد موضوعات نظرات خود را بیان کنند. در واقع دکتر ماکان آریا پارسا همواره توصیه می کند که شما در صورتی یک جلسه کاری را برقرار کنید که ضرورتی وجود داشته باشد. در ادامه بیشتر در خصوص بهترین شیوه های برگزاری و مدیریت جلسه از دیدگاه دکتر ماکان آریا پارسا صحبت خواهیم داشت.    

توصیه دکتر ماکان آریا پارسا بر برگزاری غیر حضوری جلسات

استفاده از تکنولوژی در تمامی بخش های مدیریت یک سازمان، کسب و کار یا بیزنس از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در واقع شما باید در نظر داشته باشید که در صورت امکان بهتر است شکل برگزاری جلسه را غیر حضوری کنید. استفاده از ابزار دیجیتال مانند برگزاری جلسات به صورت آنلاین باعث می شود تا اشخاص دیگر نیازی به حضور در یک مکان نداشته باشند. حتی شما می توانید یک گروه در تلگرام و واتساپ ایجاد کنید و نقطه نظرات خود در مورد موضوع را وارد کنید. سپس سایر اعضا قادر هستند در زمان استراحت خود به بررسی موضوعات بپردازند و همین امر باعث می شود تا در زمان مدیریت جلسه بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید. استفاده از نرم افزارهای ارتباط گروهی تصویری آنلاین را می توان از دیگر شیوه های در دسترس برای برگزاری جلسات دانست که امروزه از آن ها نیز استفاده می شود.

حتما دستور جلسه را مشخص کنید

بر اساس توصیه های دکتر ماکان آریا پارسا، شما پیش از آن که بخواهید یک جلسه ایجاد کنید، باید نسبت به نوشتن یک دستور جلسه اقدام کنید. حتی اگر نفرات شرکت کننده در جلسه بسیار کم هستند، باز هم دستور جلسه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. اما چه نکاتی را باید در نوشتن یک دستور جلسه رعایت کنید؟ این سوالی است که در ادامه بیشتر در مورد آن با شما صحبت خواهیم کرد :

• چه کسانی باید در جلسه شما حضور داشته باشند؟
• مکان یا پلتفرمی که جلسه در آن برگزار می شود کدام است؟
• چه خروجی باید از جلسه داشته باشیم؟
• زمان آغاز و زمان پایان جلسه را باید مشخص کنید.
• در صورتی که نیاز دارید اعضای مشارکت کننده در جلسه، متن یا گزارشی را آماده کنند، حتما از قبل جلسه با آن ها صحبت داشته باشید.

این کار باعث می شود تا شما بتوانید در زمان اجرای جلسه، مدیریت بهتری را داشته باشید. در نظر داشته باشید که شما به عنوان یک مدیر لازم دارید بیشترین بهره وری را از هر جلسه داشته باشید و بر اساس نقطه نظرات دکتر ماکان آریا پارسا، این کار بدون وجود صورت جلسه (دستور جلسه) امکان پذیر نخواهد بود.    

دکتر ماکان آریا پارسا در خصوص اهمیت دبیر جلسه می گوید

جلساتی که با بیشتر از سه نفر قرار است برگزار شوند، باید حتما دبیر داشته باشند. در واقع دبیر یا رئیس جلسه می تواند یکی از اشخاص خود جلسه باشد. اما رئیس جلسه چه کاری را باید انجام دهد؟ در واقع این شخص کسی است که اطمینان حاصل می کند افراد حاضر در جلسه، فرآیند صحبت کردن را به حاشیه نمی کشند. در نهایت می تواند اطمینان حاصل کند که جلسه خروجی مورد نیاز را داشته است. از این روی حتما باید یک دبیر در صورت اجرای جلسه داشته باشید. در ادامه بیشتر در خصوص وظایفی که دبیر در یک جلسه دارد صحبت خواهیم کرد. دبیر باید مشخص کند که از یک سازمان، چه کسانی باید در جلسات حاضر باشند. بهترین زمان و بهترین پلتفرم را انتخاب کند و همچنین باید در نظر داشته اشید که تمامی پیگیری های پیش از جلسه و مدیریت جلسه بر عهده وی است در صورتی که خروجی جلسه نیاز به پیگیری داشته باشد، این کار باید توسط دبیر انجام شود.  

سایر نکاتی که در مورد مدیریت جلسه باید در نظر داشته باشید

نکات بیان شده در قسمت بالا تنها چند نمونه از مهم ترین نکاتی بود که در خصوص برگزاری یک جلسه باید در نظر داشت. در واقع دکتر ماکان آریا پارسا نکات دیگری را نیز بیان کرده اند که از جمله مهم ترین آن ها می توان به نوشتن صورت جلسه، آیین نامه جلسات یک سازمان و غیره اشاره کرد. در صورتی که قصد دارید در خصوص مدیریت بهینه یک جلسه بدانید (از مهم ترین مهارت های یک مدیر در سازمان به شمار می رود) می توانید در دوره های وی شرکت کنید و یا کتاب های تالیف شده از سوی وی در مورد مدیریت را مطالعه بفرمایید.

این مطلب تبلیغاتی است